4 lưu ý để không mất điểm khi dùng tiếng Anh nơi công sở

Dưới đây là 4 điểm cần lưu ý để tránh làm mất điểm với người nước ngoài nơi công sở.

Cách viết mail

Tự tin với tiếng Anh giúp bạn tạo lợi thế cạnh tranh trong sự nghiệp.

Nhiều người bị mất điểm hoặc cản trở trong công việc chỉ vì viết email không rõ ràng, kém lịch sự. Bỏ qua các nguyên nhân về diễn đạt, viết chưa đúng chuẩn văn phong là lý do phổ biến.

Thư trao đổi tiếng Anh có 2 dạng, trịnh trọng và thân mật. Tuỳ vào mục đích và đối tượng nhận email mà bạn chọn phong cách viết phù hợp.

Ví dụ, một email trang trọng nên bắt đầu bằng “Dear” và danh xưng cùng họ của người nhận; nội dung trao đổi dùng các câu gián tiếp thay vì trực tiếp và hạn chế sử dụng cấu trúc viết tắt; kết thư sử dụng từ tạo cảm giác trân trọng như Best Regards, Warm Regards, Sincerely… Ngược lại, các thư thân mật thì nên dùng cấu trúc trực tiếp, các từ chào hỏi thân thiện như Hi, Hello và kết thư bằng Best, Thanks, Cheers…

Viết email chuyên nghiệp là điểm cộng lớn khi bạn làm ở công ty nước ngoài.

Ngoài ra, sự chuyên nghiệp thường nằm ở những chi tiết nhỏ. Đừng quên đặt tên email hay đính kèm tài liệu khi gửi thư, tránh gửi 2 lần một nội dung trao đổi. Điều này không những gây phiền hà cho đối tác, mà còn làm bạn mất điểm trong mắt họ. Một điểm lưu ý nữa, hãy đặt tên tài liệu khoa học, thống nhất và dễ hiểu cho tất cả các tài liệu đính kèm.

Với các email có nhiều nội dung trao đổi, nên viết dưới dạng gạch đầu dòng, từng ý mạch lạc để trao đổi nhanh, gọn và hiệu quả hơn, tránh thư qua lại nhiều lần.

Sự chừng mực khi họp, trao đổi công việc

Họp với sếp hoặc trao đổi trực tiếp với khách hàng nước ngoài là những dịp khiến bạn dễ lộ khuyết điểm nhất, nếu không khéo.

Lỗi hay gặp đó là cách dùng từ chuẩn mực trong các buổi họp, nhất là khi đề nghị, bày tỏ quan điểm. Đôi khi bạn không có ý tiêu cực, nhưng cách nói có thể khiến người nước ngoài hiểu lầm.

Đừng để lộ nhược điểm về khả năng giao tiếp với sếp hoặc khách nước ngoài.

Ví dụ, khi bất đồng một ý kiến, thay vì nói "Give me the folder", bạn có thể đề nghị nhẹ nhàng hơn "Could you give me the folder please?". Cùng một nội dung, nhưng cách nói ảnh hưởng đến cách người nước ngoài đánh giá hay cảm nhận về bạn.

Tự tin trong các buổi họp trực tuyến

Hiện nay, không ít các buổi họp với khách hàng, hoặc với sếp sẽ được thực hiện trực tuyến. Ngoài chuẩn bị các vấn đề chuyên môn, thì tiếng Anh, phong thái cũng góp phần vào sự thành công của buổi họp.

Khi nêu ý kiến, bạn nên nói với tốc độ chậm rãi để ai cũng có thể nghe rõ. Ngoài ra, cố gắng phát âm chuẩn, nói đúng ngữ điệu để tránh gây hiểu lầm hoặc khó hiểu cho người nghe. Khi biểu đạt ý kiến, bạn cũng nên giữ thái độ điềm tĩnh và chọn cách nói chuẩn mực, lịch sự của tiếng Anh để tránh gây những hiểu lầm, mẫu thuẫn không đáng có.

Lúc lắng nghe đối tác, bạn nên tập trung để có thể hiểu càng nhanh càng tốt ý của người nói. Điều này giúp tránh hỏi đi hỏi lại nhiều lần gây ảnh hưởng đến hiệu quả của buổi họp, cũng như hình ảnh trong mắt người nước ngoài.

Kiểm tra khả năng tiếng Anh văn phòng

Để cải thiện giao tiếp bằng tiếng Anh chốn văn phòng, bạn cần biết rõ mình đang gặp các vấn đề nào để tìm cách khắc phục.

Ngoài thử nghiệm trong thực tế, cách nhanh hơn và đơn giản hơn đó là tìm làm các bài trắc nghiệm khả năng. Hiện Trung tâm tiếng Anh dành cho người lớn bận rộn - Wall Street English - đang triển khai kiểm tra miễn phí khả năng tiếng Anh văn phòng.

Bài kiểm tra "Quân sư tiếng Anh văn phòng" chia làm 2 tình huống. Theo đó người thực hiện sẽ chọn giúp đỡ một nữ kế toán hoặc một nam lập trình viên viết mail/họp với khách hàng. 7 câu hỏi cho mỗi tình huống là những vấn đề thường gặp khi bạn đi làm. Qua cách lựa chọn đáp án, bài kiểm tra sẽ đánh giá được mức độ thành thạo tiếng Anh văn phòng của bạn, để từ đó đưa ra các lời khuyên giúp bạn cải thiện kỹ năng cho công việc.