Giao tiếp - điều cần thiết cho thành công của mọi nhà quản trị doanh nghiệp

ª ThS. Ngô Thanh Hoa Trường Đại học Giao thông vận tải Người phản biện: ThS. Nguyễn Thị Tường Vi TS. Nguyễn Cao Ý

Tóm tắt: Giao tiếp là việc trao đổi thông tin giữa mọi người. Giao tiếp hiệu quả là kĩ năng quan trọng nhất đối với các nhà quản lý. Giao tiếp tốt mang lại sức mạnh cho cá nhân, mang lại động lực làm việc, giúp giải quyết xung đột, mang lại sự tin cậy khi ủy thác công việc, tạo ra sự thuận lợi và hợp tác giữa mọi người. Sự thất bại trong giao tiếp là vấn đề lớn nhất của nhà quản trị.

Từ khóa: Giao tiếp, doanh nghiệp.

Abstract: Communication is the exchange of information between people. Effective communication is the most important skills for managers. Good communication gives strength to the individuals, working motivation, helps resolve conflicts, brings the confidence to entrust the work and creates advantages and cooperation between people. The failure in communication is the biggest problem of the administrator.

Keywords: Communication, business.

1. Đặt vấn đề 

Khi vấn đề giao tiếp bị bỏ qua hay thất bại, nó ảnh hưởng đến tất cả mọi vấn đề trong doanh nghiệp. Thành tích của nhân viên giảm đi, mục tiêu không rõ ràng, sự không hiểu các thông tin truyền đạt khiến nhân viên có những giả định không đúng và các mối quan hệ của doanh nghiệp bị tổn thương. Đặc biệt trong những giai đoạn gian nan, điều cực kỳ quan trọng là phải giao tiếp hiệu quả hơn. Nhiều nhà quản lý chưa hiểu được tầm quan trọng của việc giao tiếp cởi mở và thường xuyên.

2. Một số vấn đề của giao tiếp trong doanh nghiệp

2.1. Tầm quan trọng của sự giao tiếp rõ ràng

Kiểu mẫu truyền thống của giao tiếp trong kinh doanh luôn luôn tập trung vào sự chính xác và hiệu quả. Nó giống như một mô hình ống dẫn bao gồm 3 phần: Phần phát, phần nhận và âm thanh. Vì giao tiếp là một qui trình phức tạp nên phần lớn những vấn đề nảy sinh nơi làm việc phần nhiều là do giao tiếp. Nhiều nhà quản trị không hiểu nhân viên của mình nên đưa ra những mệnh lệnh mang tính chất áp đặt. Một số nhà tâm lý học xã hội ước lượng rằng, thông thường khoảng 40 đến 60 phần trăm ý nghĩa của các thông điệp từ người gửi đến người nhận bị mất đi.

2.2. Các rào cản đối với việc giao tiếp hiệu quả

Có nhiều rào cản đối với việc giao tiếp hiệu quả ở doanh nghiệp. Cách chúng ta sử dụng ngôn ngữ do sự khác biệt về giáo dục và văn hóa có thể dẫn đến hiểu nhầm. Sự nhận thức của con người về người khác phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Thế hệ, giới tính, môi trường văn hóa, niềm tin… Thông thường, chúng ta không biết cách đọc ngôn ngữ cơ thể, cách lắng nghe, cách phản ứng trong tình huống xung đột một cách chuyên nghiệp. Nói chung, vấn đề thiếu kiến thức kỹ năng giao tiếp ảnh hưởng đến việc giao tiếp tại doanh nghiệp.

2.3. Việc thông hiểu những dấu hiệu không lời rất có ích cho giao tiếp giữa nhà quản trị và nhân viên

Một số nghiên cứu cho rằng, việc giao tiếp không lời của chúng ta chiếm khoảng 70 phần trăm thời gian. Sẽ rất có lợi nếu chúng ta học cách đọc những dấu hiệu tượng hình, cách những người khác nhau sử dụng ngôn  ngữ cơ thể khi nói chuyện và giọng điệu, ánh mắt, nụ cười hay cái nhíu mày của họ. Chúng ta nên học giao tiếp bằng mắt nhưng cũng phải hiểu và tùy thuộc vào văn hóa của người đối diện. Ví dụ ở Bắc Mỹ, giao tiếp bằng mắt nên nhẹ nhàng, vì vậy phải chắc chắn rằng chúng ta đang không nhìn chằm chằm vào người đối diện khi giao tiếp. Cũng ở đây, khoảng cách lý tưởng trong giao tiếp xã hội là từ 1,2 đến 3,6m, với bạn bè thân thuộc là 60cm đến 1,2m, khi trình bày trước mọi người là 3,6m.

2.4. Một người giao tiếp giỏi phải có kỹ năng lắng nghe giỏi

Nên học cách lắng nghe, đặc biệt khi chúng ta ở vị trí nhà quản trị. Nhà quản trị tài giỏi lắng nghe một cách cởi mở và đồng cảm, đánh giá hiệu quả của nội dung giao tiếp chứ không đánh giá con người. Người biết lắng nghe sử dụng nhiều phương pháp để lắng nghe và không bị xao lãng khi lắng nghe. Nhà quản trị tài giỏi còn có nghệ thuật đặt câu hỏi để thu thập thông tin sau người khác kết thúc phần trình bày, đáp lại một cách thích thú khi giao tiếp.

2.5. Cách phản hồi khi giao tiếp

Nhiều nhà quản lý miễn cưỡng khi phản hồi thông tin nhưng lại chú trọng vào việc đánh giá. Họ lo ngại khi không biết sự phản hồi của họ sẽ được tiếp nhận như thế nào. Họ có thể có những thành kiến cá nhân ảnh hưởng đến sự phản hồi. Nhà quản trị tài giỏi nên diễn tả để đảm bảo rằng người nhận phản hồi sẽ nhận được sự miêu tả chứ không phải là đánh giá. Những nhà quản trị tài giỏi tập trung vào hành vi chứ không phải con người. Tốt hơn là nói “Tôi chưa nhìn thấy sự hợp lý của dự án bạn đang làm” thay vì thẳng thừng “Tôi không thích dự án của bạn” hay thậm chí tệ hơn “tôi không thích bạn”. Tuy ít người nói với đồng nghiệp là tôi không thích bạn nhưng điều này vẫn xuất hiện theo những cách khác nhau.

2.6. Giao tiếp không chỉ đơn giản là gửi một thông điệp

Trong khi thư điện tử, facebook… giúp cho việc giao tiếp của chúng ta hiệu quả hơn thì nó cũng có nhiều nhược điểm theo nhiều cách khác nhau. Sẽ có rất nhiều thời gian bị lãng phí khi bạn gửi email mà bị rơi vào hòm thư rác. Ít nhất khi chúng ta có cơ hội giao tiếp trực diện là chúng ta đã tương đối biết rõ thông điệp của mình được tiếp nhận như thế nào?

Trong các tòa nhà nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, các văn phòng và khoang làm việc ở sát cạnh nhau, các nhà quản trị giỏi khuyến khích nhân viên đứng dậy đi vòng quang để giao tiếp. Những công ty vững mạnh thường ồn ào và năng động. Những doanh nghiệp đang gặp vấn đề là những công ty mà ở đó thiếu tiếng nói, thậm chí bạn có thể chỉ nghe thấy tiếng đánh máy lách cách, những khuôn mặt thể hiện sự căng thẳng quá mức. Các vấn đề trong quản trị nảy sinh nhiều hơn khi giao tiếp thất bại và như chúng ta đang trao đổi thì giao tiếp không đơn giản chỉ là gửi một thông điệp.

3. Kết luận

Giao tiếp không đơn giản chỉ là gửi một thông điệp đặc biệt khi ở vị trí một nhà quản trị. Những nhà quản trị giỏi quan tâm đến nhân viên hơn là công việc, luôn lắng nghe và thấu hiểu nhân viên, giúp họ có động lực để hoàn thành công việc của mình. Không hề lãng phí khi chúng ta bỏ thời gian để học và hoàn thiện nghệ thuật, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng hiểu ngôn ngữ cơ thể để đảm bảo rằng thông điệp bạn truyền tải sẽ được nhận một cách chính xác. Điều này đòi hỏi tính kiên nhẫn, sự thích thú với hoạt động giao tiếp và là yêu cầu tiên quyết của sự thành công trong quản trị doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo

[1]. Philip Kotler, Quản trị Marketing.

[2]. Tinh hoa Harvard, Nghệ thuật quản trị kinh doanh.

[3]. Andy Sernovitz, Các kĩ năng giao tiếp trong kinh doanh.