Xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp vận tải đường sắt

ThS. HOÀNG THỊ HÀ Trường Đại học Giao thông vận tải ThS. NGUYỄN HỮU BÌNH Trường Đại học Lao động Xã hội Người phản biện: TS. Nguyễn Thị Hồng Hạnh GS. TSKH. Nguyễn Hữu Hà

Tóm tắt: Bài báo nêu lên cách xây dựng các yếu tố cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp vận tải đường sắt (VTĐS) đáp ứng với mô hình cơ cấu tổ chức mới hiện nay.

Từ khóa: Hệ thống thông tin, vận tải đường sắt.

Abstract: The article decribes the way to consider factors in order to establish the information system for railway transport enterprise to adapt the new organisation structure.

Keywords: Information system, railway transport.

1. Mở đầu

Các doanh nghiệp vận tải hiện nay đang hoạt động trong môi trường sản xuất kinh doanh rất phức tạp và luôn biến đổi. Trước những cơ hội và thách thức của thị trường thì các doanh nghiệp vận tải nói chung và doanh nghiệp VTĐS nói riêng phải nhanh chóng để đưa ra các quyết định kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Việc đưa ra các quyết định tối ưu và kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh có ý nghĩa rất quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Một mặt, nó giúp cho việc hoàn thành mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra một cách nhanh chóng. Mặt khác, nó giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách liên tục, thuận lợi và đáp ứng kịp thời cho thực tế sản xuất của chính các doanh nghiệp đó. Để làm được điều này đòi hỏi người quản lý phải có được một hệ thống thông tin thật đầy đủ và chuẩn xác.

Các doanh nghiệp vận tải nói chung và doanh nghiệp VTĐS nói riêng đều đã xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp mình, nhưng do chưa làm đúng cách nên các hệ thống thông tin này phát huy được ít tác dụng. Và những sai lầm thường gặp trong việc xây dựng hệ thống thông tin là:

- Mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin chưa cụ thể, chưa rõ ràng;

- Chưa quy định rõ nhiệm vụ, chức năng cho từng bộ phận của hệ thống thông tin;

- Việc thu thập, xử lý thông tin chưa chuẩn xác.

Để đảm bảo tính khoa học thì việc xây dựng hệ thống thông tin phải được phân thành các bước cụ thể với những quy định chặt chẽ về quy trình như sau:

 Sau khi nghiên cứu trình tự xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp vận tải thì việc xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp VTĐS đòi hỏi phải giải quyết được những vấn đề như sau:

- Xây dựng mô hình bộ máy thông tin trong toàn ngành VTĐS;

- Xác định các mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận trong Tổng công ty ĐSVN;

- Quy định về nội dung, chế độ báo cáo và cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong toàn ngành VTĐS;

- Xây dựng các bảng mẫu báo cáo, thu thập, tổng hợp thông tin… sử dụng chung cho toàn ngành VTĐS;

- Tổ chức nhân sự cho bộ máy làm công tác thông tin trong toàn ngành VTĐS.

2. Phương pháp nghiên cứu

Để giải quyết thấu đáo các vấn đề trên khi xây dựng hệ thống thông tin ta tiến hành nghiên cứu và xây dựng các yếu tố cần thiết như sau:

2.1. Xây dựng mô hình bộ máy thông tin trong toàn ngành VTĐS

Việc xây dựng mô hình bộ máy thông tin trong toàn ngành VTĐS hoàn toàn phải dựa vào cơ cấu tổ chức của Ngành, từ cấp cao nhất đến các đơn vị cơ sở. Nếu dựa theo mô hình hiện tại của Tổng công ty ĐSVN hiện nay thì bộ máy thông tin nên có 3 cấp. Đứng đầu là Ban Công nghệ thông tin thuộc Tổng công ty ĐSVN. Đây là nơi xây dựng mục tiêu, chức năng cho cả hệ thống thông tin, đáp ứng với mục tiêu xây dựng và phát triển của toàn ngành VTĐS. Tiếp theo là các phòng Công nghệ thông tin trực thuộc tại các công ty vận tải, có nhiệm vụ phân tích, tổng hợp, xử lý thông tin và báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý ngang cấp tương ứng. Cuối cùng là các bộ phận thu thập thông tin tại các chi nhánh kinh doanh VTĐS chuyên làm nhiệm vụ thu thập thông tin và cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời cho hành khách và chủ hàng khi họ cần.

2.2. Xác định được các mối quan hệ giữa các bộ phận làm thông tin trong Tổng công ty ĐSVN

Việc xác định các mối quan hệ giữa các bộ phận làm công tác thông tin trong Tổng Công ty ĐSVN, bao gồm mối quan hệ giữa Ban Công nghệ thông tin, Phòng Công nghệ thông tin và các bộ phận thu thập thông tin sẽ có 3 dạng như sau:

- Mối quan hệ dọc: Thông tin giữa các ban, phòng và các bộ phận thu thập thông tin phải được chuyển từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên;

- Mối quan hệ ngang: Thông tin giữa ban, phòng và các bộ phận thu thập thông tin phải được chuyển tới các ban, phòng và các bộ phận ngang cấp trong cơ cấu tổ chức;

- Báo cáo thông tin cho cấp lãnh đạo trực tiếp của từng bộ phận.

2.3. Quy định về nội dung, chế độ báo cáo và cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong toàn ngành VTĐS

Nội dung báo cáo có thể thay đổi theo các thời kỳ tùy theo mục tiêu nghiên cứu và mức độ hoàn thiện của hệ thống thông tin đã được xác lập. Khi bộ máy thông tin chưa hoàn thiện thì các thông tin thu thập được cũng chưa đầy đủ. Do vậy, các chế độ báo cáo, thông tin giữa các bộ phận cũng phải được xác lập theo từng bước phát triển của cả hệ thống thông tin. Và, đặc biệt phải được triển khai rộng cho toàn ngành VTĐS để thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanh của toàn Ngành.

2.4. Xây dựng các bảng mẫu báo cáo, thu thập, tổng hợp thông tin… sử dụng chung cho toàn ngành VTĐS

Khi xây dựng các bảng mẫu báo cáo, thu thập, tổng hợp thông tin… sử dụng chung cho toàn ngành VTĐS, đòi hỏi phải đảm bảo được các yêu cầu như sau:

- Các mẫu biểu báo cáo, thu thập, tổng hợp… phải được quy định thống nhất theo một mẫu chung của toàn ngành Đường sắt;

- Các mẫu biểu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ lập và trên đó phải thể hiện được các thông tin cần thiết;

- Trên các mẫu biểu cần lưu ý tránh những thông tin không cần thiết hoặc các mục không có thông tin gì…

2.5. Tổ chức nhân sự cho bộ máy làm công tác thông tin trong toàn ngành VTĐS

Các nhân viên của hệ thống thông tin từ Ban Công nghệ thông tin, Phòng Công nghệ thông tin và bộ phận thu thập thông tin phải được đào tạo chuyên sâu và yêu cầu phải có những hiểu biết nhất định về các lĩnh vực như: VTĐS, các kiến thức về kinh tế, marketing và công nghệ thông tin…, từ đó mới có thể xây dựng được một hệ thống thông tin đáp ứng với xu thế phát triển của ngành VTĐS hiện nay cũng như trong tương lai.

3. Kết luận

Thông qua bài báo, tác giả đã tiến hành xây dựng các yếu tố cần thiết khi xây dựng hệ thống thông tin cho doanh nghiệp VTĐS. Hệ thống thông tin của doanh nghiệp VTĐS có ý nghĩa rất lớn trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp VTĐS. Sử dụng hệ thống thông tin giúp cho các nhà quản trị đưa ra những chiến lược sản xuất kinh doanh đúng đắn, phù hợp, góp phần vào việc nâng cao vị thế cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh cho toàn ngành Đường sắt hiện nay cũng như trong tương lai.

Tài liệu tham khảo

[1]. GS. TSKH. Nguyễn Hữu Hà (1999),Giáo trình “Marketing trong ngành VTĐS”, Trường Đại học GTVT.

[2]. GS. TSKH. Nguyễn Hữu Hà (2008),Giáo trình “Marketing với doanh nghiệp vận tải”, Trường Đại học GTVT.