Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng

ThS. NCS. NGUYỄN TIẾN QUÝ GS. TSKH. NGUYỄN HỮU HÀ Trường Đại học Giao thông vận tải

TÓM TẮT: Bài báo nghiên cứu các vấn đề xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng. Đó là, xác định mục tiêu, chức năng, xác định nhu cầu, xác định nguồn, xây dựng hệ thống thông tin, thực hiện thu thập, dự báo diễn biến và theo dõi, cập nhật thông tin trao đổi toa xe hàng trên cơ sở đánh giá thực trạng công tác thu thập và xử lý thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng trên đường sắt hiện nay.

TỪ KHÓA: Trao đổi toa xe hàng.

Abstract: The paper examines the issues in building information system for wagon exchange. That is, determining goal, function, determining demand, identifying source, building information system, collecting data, forecasting developments, and monitoring, updating information about wagon exchange based on the actual assessment of collecting and analyzing information of wagon exchange on the current railway.

Keywords: Wagon exchange. 

1. ĐẶT VẤN ĐỀ

Tổ chức được công tác trao đổi toa xe hàng thì cần phải giải quyết rất nhiều vấn đề, trong đó xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng là rất quan trọng. Hiện nay, công tác thu thập thông tin trao đổi toa xe hàng của Trung tâm Điều hành Vận tải cũng như các công ty vận tải đường sắt (VTĐS) thông qua các ga đường sắt, trạm vận tải. Nguồn thông tin này chủ yếu lấy từ các vận đơn xếp dỡ hàng hóa (hóa đơn giá trị gia tăng, giấy gửi hàng), báo cáo của các đơn vị quản lý toa xe, để xác định các sản phẩm ngày xe, xe.km, tấn.km tổng trọng toa xe…[2]. Hàng tháng, các công ty VTĐS đối chiếu sản phẩm với nhau trên cơ sở trao đổi thông tin về vận đơn xếp dỡ, báo cáo từ các đơn vị quản lý toa xe hàng. Việc trao đổi thông tin giữa các công ty VTĐS còn rất nhiều vướng mắc do liên quan đến bí mật kinh doanh, khách hàng… Vai trò trung gian của Trung tâm Điều hành Vận tải không được thể hiện nhiều [6]. Quy trình thu thập và xử lý thông tin chưa được làm bài bản. Vì vậy, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng là cấp thiết, đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời.

2. NỘI DUNG

Để chủ động trong công tác trao đổi toa xe hàng từ khâu điều hành, phân phối toa xe, theo dõi toa xe xuất nhập giữa các công ty VTĐS, thời gian đỗ đọng toa xe, số lượng toa xe đang vận dụng của các công ty, số toa xe đang nằm sửa chữa, các toa xe sắp đến ngày sửa chữa...; quy trách nhiệm cho các bộ phận thực hiện công tác trao đổi toa xe; cần phải xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng. Hệ thống thông tin thu thập phải vừa đủ vừa chuẩn xác, đáp ứng nhu cầu trong công tác trao đổi toa xe hàng. Quy trình xây dựng hệ thống thông tin bao gồm các bước sau [4,5]:

Hình 2.1: Trình tự xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng

- Xác định mục tiêu, chức năng của hệ thống thông tin trao đổi toa xe hàng: Xây dựng hệ thống thông tin trong công tác trao đổi toa xe hàng nhằm mục đích nâng cao chất lượng công tác trao đổi toa xe hàng. Nguồn thu thập thông tin bao gồm các thông tin bên ngoài (thông tin thu thập từ người tiêu dùng VTĐS) và các thông tin nội bộ (thông tin từ ngành Đường sắt và các công ty VTĐS). Các nguồn thông tin bên ngoài được ngành Đường sắt, các công ty VTĐS thu thập để đáp ứng nhu cầu vận chuyển của người tiêu dùng VTĐS. Các nguồn thông tin nội bộ để ngành Đường sắt, các công ty VTĐS theo dõi, xử lý quá trình trao toa xe trên đường sắt.

- Xác định nhu cầu thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng: Là cơ sở để xây dựng bộ máy thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Thông tin thu thập phải vừa đủ, có giá trị giúp cho quá trình ra quyết định điều hành công tác trao đổi toa xe hàng được thuận lợi, tránh thông tin thừa làm hệ thống phức tạp, gây lãng phí thời gian. Ở bước này các thông tin cần xác định như sau:

+ Các ga, trạm cần thu thập thông tin sau:

Thu thập thông tin toa xe tại các ga đường sắt theo mẫu có đầy đủ nội dung: Tuyến đường, ga ngày kiểm tra, kiểm tra đường nào từ đâu đến đâu, thời gian bắt đầu kiểm tra, thời gian kết thúc kiểm tra, tên nhân viên kiểm tra, số toa xe, loại toa xe, xe nặng hay xe rỗng, ngày kiểm tra.

Thu thập hàng ngày về việc xin xe đưa vào xếp dỡ trong ngày đêm theo từng loại toa xe, số toa xe rỗng tại ga có phân ra từng loại xe và xác định rõ xe thuộc sở hữu của công ty VTĐS nào, số xe đã dỡ, số xe đưa vào điểm dỡ, số xe đã xếp, số xe đưa vào điểm xếp, số toa xe xếp xong nhưng chưa gửi, số xe hỏng, số xe đã sửa chữa xong trong vòng 24 giờ... ở các ga hàng hóa của các công ty VTĐS.

Thu thập thông tin giao tiếp toa xe vào sửa chữa theo từng toa xe với đầy đủ nội dung bàn giao về thiết bị toa xe hiện có, ngày giờ giao nhận, mác tàu, người giao nhận.

Thu thập thông tin về việc không tiếp nhận toa xe, được thể hiện trong biên bản về việc không tiếp nhận toa xe lập ở ga, trạm; thu thập thông tin số lượng toa xe giao tiếp, số hiệu toa xe, đơn vị quản lý, date sửa chữa định kỳ, date bảo dưỡng định kỳ, giao nhận về phụ tùng chi tiết toa xe, hồ sơ giấy tờ.

Thu thập thông tin so sánh, đối chiếu với nhau về phụ tùng thiếu, đủ của từng toa xe khi giao đi và nhận về giữa các ga, trạm giao tiếp. Thông tin quy trách nhiệm cho từng cá nhân đơn vị, để làm căn cứ thanh toán giữa các công ty VTĐS.

+ Các công ty VTĐS thu thập các loại thông tin sau:

Thu thập thông tin yêu cầu của chủ hàng về số toa xe đưa vào các xí nghiệp để xếp dỡ, thời gian đỗ đọng của toa xe này, hệ số lợi dụng trọng tải toa xe...

Thu thập báo cáo tổng hợp về tình giao tiếp toa xe ở các ga, trạm giao tiếp, trong đó bao gồm nội dung, tổng số mác tàu giao và nhận, tổng số chủng loại toa xe đơn vị quản lý đã giao nhận, tổng số toa xe có lỗi kỹ thuật chưa giao nhận.

+ Ngành Đường sắt (Trung tâm Điều hành Giao thông Vận tải, Ban Công tác toa xe) thu thập các loại thông tin sau:

Thu thập thông tin về nhu cầu thuê toa xe của các công ty VTĐS theo phiếu đặt hàng; thu thập thông tin tình hình trao đổi toa xe giữa các công ty VTĐS, theo báo cáo tổng hợp giao tiếp toa xe.

Trên cơ sở nhu cầu thu thập thông tin cũng như tham khảo tài liệu, chứng từ, bảng biểu trao đổi toa xe hàng trong và ngoài nước, tác giả xây dựng một hệ thống bảng biểu để tiện cho việc thu thập số liệu và thông tin trao đổi toa xe hàng. Hệ thống bảng biểu bao gồm 11 bảng biểu như sau [1,3,7,8]:

Phiếu kiểm kê toa xe tại ga đường sắt (phụ lục 1): Phiếu này để thu thập tình hình toa xe tại các ga trên toàn mạng lưới đường sắt.

Phiếu kiểm tra toa xe tại ga đường sắt (phụ lục 2): Kiểm tra tình trạng kỹ thuật của toa xe.

Bảng tổng hợp hàng ngày tình hình toa xe tại công ty (phụ lục 3): Bảng này thống kê toàn bộ toa xe đang vận dụng ở công ty, bao gồm cả toa xe của công ty khác.

Phiếu giao nhận thiết bị (phụ lục 4): Phiếu này dùng bàn giao toa xe giữa các bên.

Biên bản về việc không tiếp nhận toa xe (phụ lục 5): Ghi nhận việc không tiếp nhận toa xe của các trạm giao tiếp.

Giấy giao tiếp toa xe (phụ lục 6): Ghi nhận việc giao tiếp toa xe giữa các trạm giao tiếp.

Phiếu đặt hàng toa xe (phụ lục 7): Ghi nhận nhu cầu toa xe của các công ty VTĐS đề xuất lên ngành Đường sắt.

Biên bản đối chiếu quy trách nhiệm (phụ lục 8): Ghi nhận việc mất mát chi tiết phụ tùng toa xe do ai.

Báo cáo tổng hợp toa xe hàng đã giao tiếp kỹ thuật (phụ lục 9): Tổng hợp tình hình giao tiếp toa xe ở các ga trạm, trên toàn bộ công ty và toàn mạng lưới đường sắt.

Bảng theo dõi toa xe xuất nhập (phụ lục 10): Bảng này được để ở phòng giao tiếp toa xe, giúp cho trực ban giao tiếp thuận lợi trong việc kiểm soát toa xe xuất nhập.

Bảng theo dõi toa xe hỏng cần sửa chữa (phụ lục 11): Bảng này cũng được để ở phòng giao tiếp toa xe, giúp cho trực ban giao tiếp biết được các toa xe đến kỳ sửa chữa không được phép cho giao tiếp.

Các thông tin phải được thu thập và tổng hợp hàng ngày để phục vụ cho việc ra quyết định điều hành trong công tác trao đổi toa xe được kịp thời, chính xác và hiệu quả.

- Xác định nguồn thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng:

Nguồn thông tin được thống kê ở các ga, trạm, các công ty VTĐS, ngành Đường sắt và ở người tiêu dùng VTĐS.

- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng:

+ Mô hình bộ máy thông tin bao gồm từ ngành Đường sắt đến các công ty VTĐS và các ga, trạm đường sắt:

Hình 2.2: Mô hình bộ máy thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe

 + Xây dựng mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận:

Toàn bộ các số liệu thống kê báo cáo tại ga, trạm, đều được sao gửi hàng ngày lên bộ phận thống kê của các công ty VTĐS và của ngành Đường sắt. Bản gốc được giữ tại ga, trạm làm hồ sơ gốc và là cơ sở quy trách nhiệm cũng như giải quyết các tranh chấp giữa các công ty VTĐS.

Hàng tháng, các ga, trạm giao tiếp toa xe tập hợp số liệu báo cáo về các công ty VTĐS, thời gian báo cáo từ ngày mùng 3 đến ngày mùng 5 tháng kế tiếp gồm các số liệu cụ thể như sau: Tổng số toa xe đã giao tiếp, trong đó có phân khai số lượng, chủng loại toa xe, đơn vị quản lý, số lượng chủng loại phụ tùng thiếu, đủ khi giao nhận. Từ báo cáo trên, các công ty VTĐS làm cơ sở thanh toán cho nhau. Việc thanh toán này có thể tiến hành theo từng tháng hoặc từng quý.

+ Xây dựng các bảng mẫu thống kê phục vụ công tác thu thập thông tin: Các bảng mẫu thống kê bao gồm: Phiếu kiểm kê toa xe tại ga đường sắt, bảng thống kê tình hình toa xe tại công ty, phiếu giao nhận thiết bị, biên bản không tiếp nhận tao xe, phiếu giao tiếp toa xe, phiếu đặt hàng, biên bản đối chiếu quy trách nhiệm, báo cáo tổng hợp số liệu toa xe hàng đã giao tiếp kỹ thuật. Ngoài ra cần phải xây dựng các bảng theo dõi toa xe xuất nhập theo mẫu, bảng theo dõi toa xe hỏng cần sửa chữa theo mẫu.

+ Bố trí nhân lực phục vụ công tác thống kê: Tùy từng khối lượng công việc ở từng ga, trạm, công ty VTĐS và ngành Đường sắt mà các đơn vị định biên số lượng người phù hợp. Các ga, trạm, công ty nhỏ có thể bố trí 01 nhân viên làm tất cả hoặc một phần công việc thống kê. Đối với ga, trạm, công ty lớn, các nhân viên phải được chuyên môn hóa mỗi người phụ trách một mảng thống kê.

- Thực hiện công tác thu thập thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng:

Công tác thu thập thông tin đòi hỏi phải chính xác, trung thực với diễn biến quá trình trao đổi toa xe hàng trên mạng lưới đường sắt. Để thực hiện tốt công tác thu thập thông tin, ngoài nhân viên thống kê có chuyên môn tốt thì cần ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình thống kê. Toàn bộ các bảng mẫu được số hóa, hệ thống toa xe hàng có thể lắp đặt các thiết bị định vị, thiết bị cảm biến để xác định vị trí cũng như trạng thái toa xe, thống kê thời gian thuê toa xe; tăng tính minh bạch và loại bỏ những sai sót cơ học do nhân viên thống kê nhập.

- Dự báo diễn biến và đưa ra các quyết định điều hành công tác trao đổi toa xe hàng:

Toàn bộ thông tin thu thập sẽ được phân tích và xử lý. Từ các kết quả phân tích ngành Đường sắt (Ban Công tác toa xe, Trung tâm Điều hành Vận tải), xây dựng phương án trao đổi toa xe hàng cũng như lựa chọn phương án trao đổi toa xe hàng tối ưu nhất; thông báo toa xe sắp đến kỳ sửa chữa cần bắt lại ở các trạm sửa không cho giao tiếp toa xe ở các ga, trạm giao tiếp.

- Theo dõi và cập nhật thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng:

Quá trình trao đổi toa xe hàng ở ga, trạm công ty vận tải và ngành Đường sắt phải được theo dõi và cập nhật thông tin liên tục, bao gồm cả thông tin bên ngoài và hệ thống thông tin nội bộ.

3. KẾT LUẬN

Như vậy, trên cơ sở trình tự xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng, ngành Đường sắt bổ sung văn bản, tổ chức bộ máy, áp dụng công nghệ tiến tiến vào công tác thu thập và xử lý thông tin trao đổi toa xe hàng, từ đó nâng cao chất lượng công tác điều hành, phân phối, theo dõi toa xe hàng..., quy trách nhiệm cụ thể cho các bộ phận phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng; là điều kiện để nâng cao chất lượng khai thác toa xe hàng, đem lại lợi ích cho Nhà nước, các công ty và người tiêu dùng VTĐS o

Tài liệu tham khảo

[1]. Công ty Cổ phần VTĐS Hà Nội, Sài Gòn (2014), Quy chế phối hợp quản lý, sửa chữa, vận dụng, giao tiếp toa xe hàng và công tác vận chuyển hàng hóa giữa các công ty vận tải hành khách đường sắt Hà Nội, Sài Gòn; Quy định về giao tiếp và giao tiếp kỹ thuật toa xe hàng ở ga Kim Liên.

[2]. Công ty Cổ phần VTĐS Hà Nội, Sài Gòn, Ratraco (2017), Hợp đồng về việc cung cấp và sử dụng sản phẩm tác nghiệp VTĐS.

[3]. Ga Lào Cai, Tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000.

[4]. Nguyễn Hữu Hà (2006), Xây dựng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp vận tải, Tạp chí GTVT.

[5]. Nguyễn Hữu Hà (2008), Marketing - Cơ sở lý luận và thực tiễn kinh doanh vận tải, Giáo trình, NXB. GTVT.

[6]. Tổng công ty ĐSVN( 2016), Thỏa thuận hợp tác tổ chức vận tải đường sắt số 20/TTHTTCVT.

[7]. Tổng công ty ĐSVN (2017), Quyết định 1152/QĐ-ĐS về việc ban hành quy định chạy tàu hàng sử dụng thiết bị đuôi tàu, lái tàu phụ trách đoàn tàu.

[8]. Tổ chức Hợp tác đường sắt (OSZD) (1994), Hiệp định về quy tắc sử dụng toa xe trong liên vận quốc tế (PPV); Hiệp định liên vận hàng hóa đường sắt quốc tế (SMGS).

1. ĐẶT VẤN ĐỀTổ chức được công tác trao đổi toa xe hàng thì cần phải giải quyết rất nhiều vấn đề, trong đó xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng là rất quan trọng. Hiện nay, công tác thu thập thông tin trao đổi toa xe hàng của Trung tâm Điều hành Vận tải cũng như các công ty vận tải đường sắt (VTĐS) thông qua các ga đường sắt, trạm vận tải. Nguồn thông tin này chủ yếu lấy từ các vận đơn xếp dỡ hàng hóa (hóa đơn giá trị gia tăng, giấy gửi hàng), báo cáo của các đơn vị quản lý toa xe, để xác định các sản phẩm ngày xe, xe.km, tấn.km tổng trọng toa xe…[2]. Hàng tháng, các công ty VTĐS đối chiếu sản phẩm với nhau trên cơ sở trao đổi thông tin về vận đơn xếp dỡ, báo cáo từ các đơn vị quản lý toa xe hàng. Việc trao đổi thông tin giữa các công ty VTĐS còn rất nhiều vướng mắc do liên quan đến bí mật kinh doanh, khách hàng… Vai trò trung gian của Trung tâm Điều hành Vận tải không được thể hiện nhiều [6]. Quy trình thu thập và xử lý thông tin chưa được làm bài bản. Vì vậy, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng là cấp thiết, đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời.2. NỘI DUNGĐể chủ động trong công tác trao đổi toa xe hàng từ khâu điều hành, phân phối toa xe, theo dõi toa xe xuất nhập giữa các công ty VTĐS, thời gian đỗ đọng toa xe, số lượng toa xe đang vận dụng của các công ty, số toa xe đang nằm sửa chữa, các toa xe sắp đến ngày sửa chữa...; quy trách nhiệm cho các bộ phận thực hiện công tác trao đổi toa xe; cần phải xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng. Hệ thống thông tin thu thập phải vừa đủ vừa chuẩn xác, đáp ứng nhu cầu trong công tác trao đổi toa xe hàng. Quy trình xây dựng hệ thống thông tin bao gồm các bước sau [4,5]:Hình 2.1: Trình tự xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng- Xác định mục tiêu, chức năng của hệ thống thông tin trao đổi toa xe hàng: Xây dựng hệ thống thông tin trong công tác trao đổi toa xe hàng nhằm mục đích nâng cao chất lượng công tác trao đổi toa xe hàng. Nguồn thu thập thông tin bao gồm các thông tin bên ngoài (thông tin thu thập từ người tiêu dùng VTĐS) và các thông tin nội bộ (thông tin từ ngành Đường sắt và các công ty VTĐS). Các nguồn thông tin bên ngoài được ngành Đường sắt, các công ty VTĐS thu thập để đáp ứng nhu cầu vận chuyển của người tiêu dùng VTĐS. Các nguồn thông tin nội bộ để ngành Đường sắt, các công ty VTĐS theo dõi, xử lý quá trình trao toa xe trên đường sắt.- Xác định nhu cầu thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng: Là cơ sở để xây dựng bộ máy thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Thông tin thu thập phải vừa đủ, có giá trị giúp cho quá trình ra quyết định điều hành công tác trao đổi toa xe hàng được thuận lợi, tránh thông tin thừa làm hệ thống phức tạp, gây lãng phí thời gian. Ở bước này các thông tin cần xác định như sau:  + Các ga, trạm cần thu thập thông tin sau: Thu thập thông tin toa xe tại các ga đường sắt theo mẫu có đầy đủ nội dung: Tuyến đường, ga ngày kiểm tra, kiểm tra đường nào từ đâu đến đâu, thời gian bắt đầu kiểm tra, thời gian kết thúc kiểm tra, tên nhân viên kiểm tra, số toa xe, loại toa xe, xe nặng hay xe rỗng, ngày kiểm tra.Thu thập hàng ngày về việc xin xe đưa vào xếp dỡ trong ngày đêm theo từng loại toa xe, số toa xe rỗng tại ga có phân ra từng loại xe và xác định rõ xe thuộc sở hữu của công ty VTĐS nào, số xe đã dỡ, số xe đưa vào điểm dỡ, số xe đã xếp, số xe đưa vào điểm xếp, số toa xe xếp xong nhưng chưa gửi, số xe hỏng, số xe đã sửa chữa xong trong vòng 24 giờ... ở các ga hàng hóa của các công ty VTĐS.Thu thập thông tin giao tiếp toa xe vào sửa chữa theo từng toa xe với đầy đủ nội dung bàn giao về thiết bị toa xe hiện có, ngày giờ giao nhận, mác tàu, người giao nhận.Thu thập thông tin về việc không tiếp nhận toa xe, được thể hiện trong biên bản về việc không tiếp nhận toa xe lập ở ga, trạm; thu thập thông tin số lượng toa xe giao tiếp, số hiệu toa xe, đơn vị quản lý, date sửa chữa định kỳ, date bảo dưỡng định kỳ, giao nhận về phụ tùng chi tiết toa xe, hồ sơ giấy tờ.Thu thập thông tin so sánh, đối chiếu với nhau về phụ tùng thiếu, đủ của từng toa xe khi giao đi và nhận về giữa các ga, trạm giao tiếp. Thông tin quy trách nhiệm cho từng cá nhân đơn vị, để làm căn cứ thanh toán giữa các công ty VTĐS.+ Các công ty VTĐS thu thập các loại thông tin sau:Thu thập thông tin yêu cầu của chủ hàng về số toa xe đưa vào các xí nghiệp để xếp dỡ, thời gian đỗ đọng của toa xe này, hệ số lợi dụng trọng tải toa xe...Thu thập báo cáo tổng hợp về tình giao tiếp toa xe ở các ga, trạm giao tiếp, trong đó bao gồm nội dung, tổng số mác tàu giao và nhận, tổng số chủng loại toa xe đơn vị quản lý đã giao nhận, tổng số toa xe có lỗi kỹ thuật chưa giao nhận. + Ngành Đường sắt (Trung tâm Điều hành Giao thông Vận tải, Ban Công tác toa xe) thu thập các loại thông tin sau:Thu thập thông tin về nhu cầu thuê toa xe của các công ty VTĐS theo phiếu đặt hàng; thu thập thông tin tình hình trao đổi toa xe giữa các công ty VTĐS, theo báo cáo tổng hợp giao tiếp toa xe.Trên cơ sở nhu cầu thu thập thông tin cũng như tham khảo tài liệu, chứng từ, bảng biểu trao đổi toa xe hàng trong và ngoài nước, tác giả xây dựng một hệ thống bảng biểu để tiện cho việc thu thập số liệu và thông tin trao đổi toa xe hàng. Hệ thống bảng biểu bao gồm 11 bảng biểu như sau [1,3,7,8]:Phiếu kiểm kê toa xe tại ga đường sắt (phụ lục 1): Phiếu này để thu thập tình hình toa xe tại các ga trên toàn mạng lưới đường sắt.Phiếu kiểm tra toa xe tại ga đường sắt (phụ lục 2): Kiểm tra tình trạng kỹ thuật của toa xe.Bảng tổng hợp hàng ngày tình hình toa xe tại công ty (phụ lục 3): Bảng này thống kê toàn bộ toa xe đang vận dụng ở công ty, bao gồm cả toa xe của công ty khác.Phiếu giao nhận thiết bị (phụ lục 4): Phiếu này dùng bàn giao toa xe giữa các bên.Biên bản về việc không tiếp nhận toa xe (phụ lục 5): Ghi nhận việc không tiếp nhận toa xe của các trạm giao tiếp.Giấy giao tiếp toa xe (phụ lục 6): Ghi nhận việc giao tiếp toa xe giữa các trạm giao tiếp.Phiếu đặt hàng toa xe (phụ lục 7): Ghi nhận nhu cầu toa xe của các công ty VTĐS đề xuất lên ngành Đường sắt.Biên bản đối chiếu quy trách nhiệm (phụ lục 8): Ghi nhận việc mất mát chi tiết phụ tùng toa xe do ai.Báo cáo tổng hợp toa xe hàng đã giao tiếp kỹ thuật (phụ lục 9): Tổng hợp tình hình giao tiếp toa xe ở các ga trạm, trên toàn bộ công ty và toàn mạng lưới đường sắt.Bảng theo dõi toa xe xuất nhập (phụ lục 10): Bảng này được để ở phòng giao tiếp toa xe, giúp cho trực ban giao tiếp thuận lợi trong việc kiểm soát toa xe xuất nhập.Bảng theo dõi toa xe hỏng cần sửa chữa (phụ lục 11): Bảng này cũng được để ở phòng giao tiếp toa xe, giúp cho trực ban giao tiếp biết được các toa xe đến kỳ sửa chữa không được phép cho giao tiếp.Các thông tin phải được thu thập và tổng hợp hàng ngày để phục vụ cho việc ra quyết định điều hành trong công tác trao đổi toa xe được kịp thời, chính xác và hiệu quả.- Xác định nguồn thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng:Nguồn thông tin được thống kê ở các ga, trạm, các công ty VTĐS, ngành Đường sắt và ở người tiêu dùng VTĐS.- Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng:+ Mô hình bộ máy thông tin bao gồm từ ngành Đường sắt đến các công ty VTĐS và các ga, trạm đường sắt:Hình 2.2: Mô hình bộ máy thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe+ Xây dựng mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận: Toàn bộ các số liệu thống kê báo cáo tại ga, trạm, đều được sao gửi hàng ngày lên bộ phận thống kê của các công ty VTĐS và của ngành Đường sắt. Bản gốc được giữ tại ga, trạm làm hồ sơ gốc và là cơ sở quy trách nhiệm cũng như giải quyết các tranh chấp giữa các công ty VTĐS.  Hàng tháng, các ga, trạm giao tiếp toa xe tập hợp số liệu báo cáo về các công ty VTĐS, thời gian báo cáo từ ngày mùng 3 đến ngày mùng 5 tháng kế tiếp gồm các số liệu cụ thể như sau: Tổng số toa xe đã giao tiếp, trong đó có phân khai số lượng, chủng loại toa xe, đơn vị quản lý, số lượng chủng loại phụ tùng thiếu, đủ khi giao nhận. Từ báo cáo trên, các công ty VTĐS làm cơ sở thanh toán cho nhau. Việc thanh toán này có thể tiến hành theo từng tháng hoặc từng quý.+ Xây dựng các bảng mẫu thống kê phục vụ công tác thu thập thông tin: Các bảng mẫu thống kê bao gồm: Phiếu kiểm kê toa xe tại ga đường sắt, bảng thống kê tình hình toa xe tại công ty, phiếu giao nhận thiết bị, biên bản không tiếp nhận tao xe, phiếu giao tiếp toa xe, phiếu đặt hàng, biên bản đối chiếu quy trách nhiệm, báo cáo tổng hợp số liệu toa xe hàng đã giao tiếp kỹ thuật. Ngoài ra cần phải xây dựng các bảng theo dõi toa xe xuất nhập theo mẫu, bảng theo dõi toa xe hỏng cần sửa chữa theo mẫu.+ Bố trí nhân lực phục vụ công tác thống kê: Tùy từng khối lượng công việc ở từng ga, trạm, công ty VTĐS và ngành Đường sắt mà các đơn vị định biên số lượng người phù hợp. Các ga, trạm, công ty nhỏ có thể bố trí 01 nhân viên làm tất cả hoặc một phần công việc thống kê. Đối với ga, trạm, công ty lớn, các nhân viên phải được chuyên môn hóa mỗi người phụ trách một mảng thống kê.- Thực hiện công tác thu thập thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng:Công tác thu thập thông tin đòi hỏi phải chính xác, trung thực với diễn biến quá trình trao đổi toa xe hàng trên mạng lưới đường sắt. Để thực hiện tốt công tác thu thập thông tin, ngoài nhân viên thống kê có chuyên môn tốt thì cần ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình thống kê. Toàn bộ các bảng mẫu được số hóa, hệ thống toa xe hàng có thể lắp đặt các thiết bị định vị, thiết bị cảm biến để xác định vị trí cũng như trạng thái toa xe, thống kê thời gian thuê toa xe; tăng tính minh bạch và loại bỏ những sai sót cơ học do nhân viên thống kê nhập.-  Dự báo diễn biến và đưa ra các quyết định điều hành công tác trao đổi toa xe hàng:Toàn bộ thông tin thu thập sẽ được phân tích và xử lý. Từ các kết quả phân tích ngành Đường sắt (Ban Công tác toa xe, Trung tâm Điều hành Vận tải), xây dựng phương án trao đổi toa xe hàng cũng như lựa chọn phương án trao đổi toa xe hàng tối ưu nhất; thông báo toa xe sắp đến kỳ sửa chữa cần bắt lại ở các trạm sửa không cho giao tiếp toa xe ở các ga, trạm giao tiếp.- Theo dõi và cập nhật thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng:Quá trình trao đổi toa xe hàng ở ga, trạm công ty vận tải và ngành Đường sắt phải được theo dõi và cập nhật thông tin liên tục, bao gồm cả thông tin bên ngoài và hệ thống thông tin nội bộ.
3. KẾT LUẬNNhư vậy, trên cơ sở trình tự xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng, ngành Đường sắt bổ sung văn bản, tổ chức bộ máy, áp dụng công nghệ tiến tiến vào công tác thu thập và xử lý thông tin trao đổi toa xe hàng, từ đó nâng cao chất lượng công tác điều hành, phân phối, theo dõi toa xe hàng..., quy trách nhiệm cụ thể cho các bộ phận phục vụ công tác trao đổi toa xe hàng; là điều kiện để nâng cao chất lượng khai thác toa xe hàng, đem lại lợi ích cho Nhà nước, các công ty và người tiêu dùng VTĐS o
Tài liệu tham khảo[1]. Công ty Cổ phần VTĐS Hà Nội, Sài Gòn (2014), Quy chế phối hợp quản lý, sửa chữa, vận dụng, giao tiếp toa xe hàng và công tác vận chuyển hàng hóa giữa các công ty vận tải hành khách đường sắt Hà Nội, Sài Gòn; Quy định về giao tiếp và giao tiếp kỹ thuật toa xe hàng ở ga Kim Liên.[2]. Công ty Cổ phần VTĐS Hà Nội, Sài Gòn, Ratraco (2017), Hợp đồng về việc cung cấp và sử dụng sản phẩm tác nghiệp VTĐS.[3]. Ga Lào Cai, Tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000.[4]. Nguyễn Hữu Hà (2006), Xây dựng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp vận tải, Tạp chí GTVT.[5]. Nguyễn Hữu Hà (2008), Marketing - Cơ sở lý luận và thực tiễn kinh doanh vận tải, Giáo trình, NXB. GTVT.[6]. Tổng công ty ĐSVN( 2016), Thỏa thuận hợp tác tổ chức vận tải đường sắt số 20/TTHTTCVT.[7]. Tổng công ty ĐSVN (2017), Quyết định 1152/QĐ-ĐS về việc ban hành quy định chạy tàu hàng sử dụng thiết bị đuôi tàu, lái tàu phụ trách đoàn tàu.[8]. Tổ chức Hợp tác đường sắt (OSZD) (1994), Hiệp định về quy tắc sử dụng toa xe trong liên vận quốc tế (PPV); Hiệp định liên vận hàng hóa đường sắt quốc tế (SMGS).