Sàn giao dịch vận tải hàng hóa - một thị trường vận tải cạnh tranh lành mạnh và hiệu quả

TS. Nguyễn Văn Điệp Trường Đại học Giao thông vận tải Người phản biện: GS. TSKH. Nguyễn Hữu Hà

Tóm tắt: Trên thế giới, sàn giao dịch (SGD) vận tải hàng hóa hoạt động rất hiệu quả, tạo ra một thị trường vận tải cạnh tranh lành mạnh, giảm thiểu sự bất hợp lý trong việc sử dụng phương tiện vận tải, nâng cao hiệu quả về xã hội và môi trường. Ở Việt nam, SGD vận tải hàng hóa chưa được đưa vào hoạt động mà đang trong giai đoạn nghiên cứu và chuẩn bị triển khai, những nội dung liên quan đến SGD vận tải còn rất mới mẻ, bài báo sẽ đưa ra những ý kiến có cơ sở khoa học giúp người đọc nhận thức được những vấn đề rất cơ bản về hoạt động của một SGD vận tải hàng hóa.

Từ khóa: SGD vận tải hàng hóa, thị trường vận tải.

Abstract: Globally, exchanges freight works very effectively, creating a transport market healthy competition, reduce the unreasonable use of means of transport, improve the effectiveness of social economic and environmental. In Vietnam, the exchange freight has not been put into operation which is in the research stage and preparing to deploy, the content related to the exchange of transport is new, this article will offering opinions have scientific basis to help readers recognize the very fundamental issues for the operation of a trading platform freight.

Keywords: Exchange freight, shipping market.

1. Sự cần thiết về việc thành lập sàn giao dịch vận tải hàng hóa

Tại Việt Nam, thị trường vận tải hàng hóa còn tồn tại rất nhiều yếu kém, tác động tiêu cực đến chất lượng dịch vụ vận tải hàng hóa, đặc biệt là sự mất ATGT. Vấn đề đó có thể khái quát thành các nội dung sau:

- Giữa chủ phương tiện và chủ hàng thiếu kênh thông tin về khả năng cung ứng dịch vụ cũng như nhu cầu mua dịch vụ, việc kết hợp vận chuyển hai chiều rất thấp, điều đó làm cho giá thành vận chuyển cao, hiệu quả hoạt động vận tải thấp, gia tăng lưu lượng phương tiện trên đường.

- Thị trường vận tải hàng hóa thiếu minh bạch, thiếu thông tin, chủ hàng không gặp trực tiếp với chủ phương tiện được mà phải thông qua một khâu trung gian, điều đó làm tăng giá cước khi chủ hàng thanh toán, đặc biệt các lô hàng vận chuyển có nguồn chi trả tiền cước từ ngân sách Nhà nước thường bị phía chủ phương tiện và chủ hàng thông đồng nâng giá cước khống để hưởng chênh lệch.

- Các đơn vị kinh doanh vận tải thường có quy mô nhỏ, cơ cấu đoàn phương tiện không đa dạng, trình độ tổ chức quản lý vận tải lạc hậu, công tác điều hành sản xuất đơn giản, khả năng chuyên môn của cán bộ quản lý yếu kém, hiệu quả kinh doanh thấp, hoạt động chủ yếu dựa vào các đầu mối hàng hóa nhỏ lẻ.

- Việc kết nối thông tin giữa các phương thức vận tải gặp nhiều khó khăn dẫn đến sự phối hợp vận chuyển để tạo ra một hành trình hợp lý làm giảm chi phí còn rất hạn chế, gây ra sự lãng phí và không hiệu quả nếu xét trên góc độ nền kinh tế.

Từ những lý do trên đây, việc nghiên cứu và tổ chức hoạt động SGD vận tải hàng hóa là rất cần thiết, qua đó có những bước hoàn thiện, sửa đổi để tiến tới chuyên môn hóa lĩnh vực này, góp phần xây dựng một thị trường vận tải hàng hóa cạnh tranh lành mạnh, giảm chi phí vận chuyển trong chi phí hàng hóa lưu thông. Bên cạnh đó, các thông tin của SGD sẽ được cập nhật và truyền dữ liệu về trung tâm điều hành và quản lý, giúp cơ quan quản lý nhà nước có thêm thông tin số liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước được tốt hơn.

2. Nội dung

2.1. Chức năng, nhiệm vụ của SGD vận tải hàng hóa

- Là nơi tiếp nhận thông tin từ các đơn vị vận tải (các thông tin riêng của đơn vị cũng như sản phẩm của đơn vị), các thông tin từ các chủ hàng, các thông tin này sẽ được kiểm chứng và công khai lên hệ thống bảng điện tử.

- Là cầu nối giữa đơn vị vận tải và chủ hàng để họ gặp nhau. Các đơn vị vận tải và các chủ hàng sẽ có điều kiện tìm kiếm đối tác phù hợp với mong muốn của mình.

- Hoạt động của sàn sẽ tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh. SGD vận tải là cầu nối để kết nối các phương thức vận tải với nhau, giúp cho các đơn vị vận tải sử dụng năng lực vận tải hai chiều, giảm chi phí vận tải.

2.2. Vốn đầu tư

2.2.1. Các loại máy móc thiết bị, các điều kiện cần thiết cho sàn

Để SGD vận tải hoạt động bình thường, các trang thiết bị cần đầu tư ban đầu gồm có: Văn phòng làm việc, bảng điện tử, máy chủ, máy tính bàn, bàn ghế ngồi làm việc, máy in, tiền mua phần mềm…

2.2.2. Xác định mức vốn cần thiết ban đầu của SGD

Căn cứ vào số lượng thiết bị cần có cho sàn, căn cứ vào số vốn lưu động cần thiết tối thiểu, tổng số vốn cần có để cho sàn hoạt động bình thường sẽ được xác định.

2.3. Nhân sự

Thời gian đầu hoạt động, nhân sự của sàn chưa cần nhiều người, các chức danh cụ thể có thể được tổ chức như sau:

- Giám đốc: 01 người.

- Phó giám đốc kỹ thuật: 01 người. 

- Phó giám đốc kinh doanh: 01 người

Nhân viên: Số lượng tối thiểu phải có để thực hiện các nội dung công việc cần thiết như sau:

* Nhân viên tiếp nhận đăng ký tham gia thành viên sàn của K/H

Nhiệm vụ:

- Hướng dẫn khách hàng hoàn chỉnh thông tin vào các tờ khai;

- Kiểm tra tính chính xác của các thông tin mà khách hàng kê khai;

- Kiểm chứng về hồ sơ năng lực của khách hàng cung cấp (theo yêu cầu của sàn quy định điều kiện khách hàng tham gia thành viên).

*Nhân viên tiếp nhận thông tin của K/H và cập nhật thông tin lên hệ thống điện tử

Nhiệm vụ:

- Cập nhật thông tin về khách hàng vào hệ thống dữ liệu, tạo tài khoản cho khách hàng;

- Cung cấp mật khẩu cho tài khoản của khách hàng, hướng dẫn khách hàng đăng nhập và tra cứu thông tin trên hệ thống;

- Trả lời những vướng mắc của khách hàng.

* Nhân viên phụ trách văn thư, lưu trữ, quản lý công văn đi, đến

Nhiệm vụ:

- Tiếp nhận hồ sơ kê khai của khách hàng đã được cập nhật vào hệ thống, đã có tài khoản để đăng nhập. Hồ sơ này được chuyển từ nhân viên tiếp nhận thông tin chuyển sang;

- Tổ chức lưu trữ hồ sơ của khách hàng;

- Theo dõi, tiếp nhận, phát chuyển các công văn đến, công văn đi của sàn, báo cáo và trình ký các văn bản, giấy tờ liên quan hoạt động của sàn.

* Nhân viên phụ trách về tài chính, quản lý chứng từ thu chi

Nhiệm vụ:

- Tiếp nhận và quản lý các chứng từ liên quan đến thu, chi của sàn;

- Tổ chức quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập các chứng từ kế toán để thực hiện thu, chi;

- Ghi chép, theo dõi các khoản thu chi của sàn.

Khi sàn đi vào hoạt động ổn định và hiệu quả, quy mô lớn dần, khi đó cơ cấu tổ chức được thiết lập theo mô hình trực tuyến chức năng, các bộ phận chức năng bao gồm: Phòng marketing, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, phòng tài chính…

* Nhân viên kinh doanh lĩnh vực vận tải (trường hợp có tổ chức tự doanh)

Nhiệm vụ:

- Thực hiện các công việc dịch vụ vận tải như đàm phán với chủ hàng, đơn vị vận tải, soạn thảo hợp động vận chuyển, theo dõi việc thực hiện hợp đồng, thanh quyết toán hợp đồng…

2.4. Nội dung và quy trình hoạt động

- Quy trình hoạt động: Hoạt động của sàn thực hiện hai mảng công việc hoạt động dịch vụ trên sàn và hoạt động tự doanh về vận tải.

2.4.1. Hoạt động dịch vụ trên sàn

2.4.1.1. Khách hàng đến đăng ký mở tài khoản ban đầu

Khách hàng nhận tờ khai theo mẫu có sẵn, điền các thông tin vào tờ khai kèm theo bản photo CMND (nếu là cá nhân) hoặc bản photo giấy chứng nhận ĐKKD (nếu là tổ chức).

Khách hàng sẽ được cung cấp tài khoản và mật khẩu ban đầu để có thể đăng nhập vào tài khoản của mình trên hệ thống, ở đó khách hàng có thể cung cấp hoặc thay đổi các thông tin về sản phẩm dịch vụ mà họ cung cấp (một số thông tin cứng không tự ý thay đổi được như tên đơn vị (hoặc tên cá nhân), địa chỉ, số CMND, số chứng nhận ĐKKD. Muốn thay đổi, chủ tài khoản phải đến trực tiếp sàn cung cấp các giấy tờ liên quan đến thay đổi nội dung đó, nhân viên của sàn sẽ tiếp nhận giấy tờ để bổ sung vào hồ sơ (lưu trữ tại sàn), sau đó nhân viên của sàn sẽ thay đổi thông tin theo yêu cầu của khách hàng.

Thông tin của khách hàng sẽ được lưu vào bộ nhớ của hệ thống, trường hợp khách hàng muốn rút khỏi danh sách tham gia sàn thì phải lập tờ khai theo mẫu quy định, ký tên và nộp cho nhân viên, nhân viên sẽ thực hiện hủy bỏ thông tin của khách hàng khỏi hệ thống.

2.4.1.2. Khách hàng đã có tài khoản và mật khẩu có thể tự truy cập vào hệ thống trên máy tính có nối mạng, phần mềm sẽ đo thời gian truy cập để tính phí mà khách hàng phải thanh toán cho sàn.

Nếu khách hàng là đơn vị vận tải, muốn cung cấp thông tin về sản phẩm vận tải của mình, khách hàng truy cập vào mục “Khách hàng là đơn vị vận tải”, khách hàng sẽ điền các thông tin ở các mục đã thiết kế sẵn, khi hoàn thành ấn “Lưu” để hoàn tất quá trình cập nhật. Nếu khách hàng là chủ hàng thì truy cập vào mục “Khách hàng là chủ hàng” để điền các thông tin.

Các thông tin cần cập nhật đối với hai loại khách hàng là khác nhau, tuy nhiên yêu cầu về trung thực và chính xác thì khách hàng đều phải tuân thủ.

Quy định về đăng ký và đăng tải thông tin

Nội dung các thông tin cung cấp (sẽ được công khai lên bảng điện tử trên sàn) bao gồm:

- Năng lực vận chuyển tối đa: Tấn(m³)/ngày đêm;

- Chủng loại phương tiện hiện có của doanh nghiệp;

- Các tuyến vận chuyển;

- Khu vực nhận hàng của khách hàng mà DN có thể thực hiện;

- Khu vực trả hàng của khách hàng mà DN có thể thực hiện;

- Phương thức vận tải thực hiện;

- Điều kiện giao nhận hàng hóa;

- Thời gian đưa hàng: (ngày/giờ);

- Giá cước vận chuyển chưa bao gồm VAT (đồng/tấn);

- Yêu cầu về hình thức thanh toán tiền cước;

- Đơn vị thực hiện việc bốc hàng ở nơi đi và dỡ hàng ở nơi đến: (DN vận tải/chủ hàng);

- Nội dung hợp đồng vận chuyển mẫu để khách hàng tham khảo;

- Các yêu cầu khác.

Nếu khách hàng là chủ hàng thì các thông tin cần thiết cung cấp bao gồm:

- Loại hàng yêu cầu vận chuyển, tuyến vận chuyển;

- Điểm đi (cụ thể và chi tiết), điểm đến (cụ thể và chi tiết);

- Khổi lượng hàng hóa yêu cầu vận chuyển: tấn, m³;

- Thời gian đưa hàng yêu cầu: Ngày, giờ;

- Mức giá cước yêu cầu, hình thức thanh toán tiền cước;

- Yêu cầu khác.

Các khách hàng tham gia SGD phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin mà mình cung cấp, khi thực hiện giao dịch giữa đơn vị vận tải và chủ hàng thì phải thực hiện đúng như các thông tin đã công bố, đặc biệt là giá cước và hình thức thanh toán, trường hợp có điều chỉnh thì phải báo cáo với sàn để theo dõi và quản lý.

2.4.2. Hoạt động tự doanh

Là đơn vị quản lý và theo dõi các thông tin được niêm yết trên sàn, bộ phận tự doanh biết được những khách hàng đang có nhu cầu vận chuyển hàng, biết được các đơn vị vận tải có khả năng cung cấp dịch vụ vận tải, nhân viên sẽ thiết kế hành trình kết hợp các đơn vị vận tải với nhau để hoàn thành việc vận chuyển hàng hóa cho chủ hàng đang có nhu cầu.

- Thiết kế hành trình vận chuyển đáp ứng nhu cầu của chủ hàng sao cho chi phí vận tải nhỏ nhất;

- Liên hệ với các đơn vị vận tải để thỏa thuận về khối lượng vận chuyển, hành trình cũng như giá cước vận chuyển;

- Thỏa thuận với chủ hàng về phương án vận chuyển đã thiết lập, trong đó quan trọng nhất là thời gian vận chuyển và giá cước vận tải;

- Ký kết hợp đồng giữa đơn vị mình với các đơn vị vận tải, giữa đơn vị với chủ hàng.

- Tổ chức thực hiện các hợp đồng;

- Thanh toán và thanh lý các hợp đồng, kết thúc hành trình vận tải đã thiết lập;

- Tổng kết rút kinh nghiệm để thực hiện các hành trình khác hiệu quả hơn;

2.5. Thu nhập, chi phí và kết quả hoạt động của sàn

2.5.1. Với hoạt động thể hiện thông tin trên sàn

Thu nhập: Thu nhập của SGD vận tải hàng hóa từ 3 nội dung sau:

Thứ nhất, thu nhập từ các đơn vị vận tải khi đến đăng ký tham gia là thành viên của SGD. Khoản phí này được quy định thống nhất cho mọi đối tượng, mức phí này cần được quy định trong thông tư liên tịch giữa Bộ GTVT với Bộ Tài chính.

Thứ hai, thu nhập từ những lần thành viên đăng nhập để tìm kiếm thông tin. Khi thành viên tham gia sàn đăng nhập vào tài khoản của mình để tra cứu thông tin trên sàn sẽ bị tính phí theo thời gian truy cập, mức phí được quy định tại thông tư liên tịch giữa Bộ GTVT và Bộ Tài chính.

Thứ ba, thu nhập từ những giao dịch thành công. Khách hàng tìm kiếm được đối tác và hai bên thống nhất đồng ý thực hiện.

Phần mềm quản lý trên sàn sẽ tự động thanh toán chuyển khoản từ tài khoản của khách hàng vào tài khoản của SGD vận tải sau mỗi lần phát sinh.

Thời gian đầu hoạt động, các khoản thu của SGD còn khiêm tốn vì số lượng khách hàng tham gia sàn còn quá ít, hoạt động của sàn cần sự hỗ trợ của đơn vị chủ quản và Cục ĐBVN để sàn có thể hoạt động được bình thường.

Chi phí: Bao gồm các khoản chi ra trong kỳ phục vụ cho các hoạt động cung cấp thông tin trên sàn.

2.5.2. Với hoạt động tự doanh vận tải

Thu nhập: Thu nhập của hoạt động tự doanh vận tải chính là tiền cước vận tải mà đơn vị thu được của khách hàng khi mà khối lượng vận chuyển của họ đã được đáp ứng.

Chi phí: Bao gồm tiền cước trả cho đơn vị vận tải và các khoản chi phí liên quan như chi phí nhân viên, chi phí quản lý…

2.6. Hiệu quả xã hội, môi trường của dự án thành lập SGD vận tải hàng hóa

Dự án đưa vào vận hành, đứng trên góc độ xã hội sẽ mang lại những lợi ích sau:

- Thị trường vận tải hàng hóa sẽ có môi trường cạnh tranh lành mạnh;

- Giá cước vận tải phản ánh đúng quy luật thị trường;

- Chủ hàng có nhiều thông tin về các đơn vị vận tải, họ có nhiều sự lựa chọn cho mình về đơn vị cung cấp dịch vụ;

- Giải quyết được sự bất hợp lý về hành trình, thời gian, năng lực phương tiện trong cả hệ thống vận tải;

- Một số đơn vị, cá nhân có thể căn cứ vào các thông tin trên hệ thống SGD để thực hiện dịch vụ, làm cầu nối giữa các phương thức vận tải, giữa các doanh nghiệp vận tải để thiết lập một hành trình tiết kiệm chi phí, giảm khoảng cách và thời gian vận chuyển;

- Việc vận chuyển hàng hóa hai chiều sẽ giúp cho đơn vị vận tải giảm giá thành vận chuyển, giảm khoảng cách phương tiện chạy rỗng. Với các thông tin trên sàn, các đơn vị vận tải rất dễ dàng tìm kiếm được chủ hàng để phối hợp khai thác vận chuyển hàng hai chiều, điều này tăng năng suất phương tiện, tiết kiệm chi phí cho xã hội, giảm hao phí nhiên liệu, giảm ô nhiễm môi trường.

2.7. Những văn bản cần thiết của Nhà nước để sàn có thể đưa vào hoạt động

- Thông tư liên tịch giữa Bộ GTVT và Bộ Công thương quy định về tổ chức, quản lý trách nhiệm, xử lý vi phạm trong hoạt động của SGD vận tải hàng hóa.

- Thông tư liên tịch giữa Bộ GTVT với Bộ Tài chính về phương thức, chế độ thanh toán, ký quỹ, bảo lãnh và chế độ thu phí trong hoạt động của SGD vận tải hàng hóa.

Để sàn có cơ sở pháp lý hoạt động, Bộ GTVT kết hợp với Bộ Tài chính, Bộ Công thương ban hành các thông tư làm điểm tựa cho mọi hoạt động của sàn, các thông tư trên đề cập đến các nội dung như:

+ Quy định về trách nhiệm của sàn và trách nhiệm của khách hàng;

+ Quy định về tính bảo mật thông tin cho khách hàng;

+ Quy định về chế độ thu, chi của sàn;

+ Quy định về việc thanh toán qua sàn;

+ Quy định về xử lý các vi phạm liên quan hoạt động của sàn và khách hàng trên sàn;

+ Quy định về Chế độ ký quỹ của khách hàng;

+ Quy định về chế độ bảo lãnh của khách hàng;

+ Các quy định khác.

3. Kết luận

Với nội dung trình bày trên đây, đơn vị dự định thành lập SGD vận tải hàng hóa sẽ có thêm những thông tin tham khảo để thực hiện dự định của mình được dễ dàng hơn. SGD vận tải hàng hóa sẽ trở nên phổ biến và thông dụng, mang lại lợi ích thiết thực cho chủ hàng cũng như đơn vị cung cấp dịch vụ. Hy vọng, trong thời gian sắp tới, Việt Nam sẽ có thêm một hình thức giao dịch mới “SGD vận tải hàng hóa” nhằm đưa thị trường vận tải hàng hóa có môi trường cạnh tranh lành mạnh và tạo động lực phát triển ngành dịch vụ đầy tiềm năng này.

Tài liệu tham khảo

[1]. Bộ GTVT (2014), Đề án nghiên cứu tổ chức, quản lý và hoạt động của SGD vận tải hàng hóa, Hà Nội.

[2]. Philip Motler (2014), Exchange freight (bản dịch).

[3]. TS. Trần Thanh Hà (2013), Thị trường vận tải hàng hóa Việt Nam.